دیجیتالی کردن ثبت امضا برای یک شرکت بزرگ لجستیک در دبی
مشتری
یک شرکت بزرگ لجستیک که حجم بالایی از محموله‌ها، تحویل‌ها و تراکنش‌های مشتری را در عملیات خود مدیریت می‌کند.
صنعت
لجستیک و حمل و نقل
راه‌حل
پد امضای الکترونیکی Topaz SigLite 1×5 (T-L460-HSB-R)
محل
دبی، امارات متحده عربی
چالش
مدیریت عملیات لجستیک شامل رسیدگی به تعداد زیادی از اسنادی است که نیاز به امضاهای مشتری و گیرنده دارند. تأییدیه‌های تحویل، مدارک اثبات تحویل، سوابق حمل و نقل و سایر مدارک مرتبط با تراکنش می‌توانند چالش‌های اداری ایجاد کنند زمانی که امضاها به صورت دستی جمع‌آوری می‌شوند.
برای شرکت لجستیک، وابستگی به فرآیندهای امضای مبتنی بر کاغذ منجر به نیاز به مدیریت اضافی اسناد، الزامات ذخیره‌سازی و ورود داده‌های دستی شد. کارکنان همچنین به یک روش ساده و قابل اعتماد برای ثبت امضاهای مشتری به صورت الکترونیکی در نقاط تماس عملیاتی نیاز داشتند بدون اینکه پیچیدگی غیرضروری یا هزینه‌های بالای تجهیزات را معرفی کنند.
شرکت به یک راه‌حل امضای الکترونیکی مقرون به صرفه نیاز داشت که بتواند از جریان‌های کاری دیجیتال موجود خود پشتیبانی کند و در عین حال ثبت دقیق امضا و تجربه کاربری ساده‌ای را ارائه دهد.
راه‌حل
برای پاسخ به این نیازها، شرکت Topaz SigLite 1×5 (T-L460-HSB-R) را به عنوان بخشی از فرآیند ثبت امضای الکترونیکی خود پیاده‌سازی کرد.
SigLite 1×5 یک پد امضای فشاری و جمع و جور است که برای ثبت امضای الکترونیکی مقرون به صرفه طراحی شده است. فناوری صفحه لمسی آن داده‌های امضای بیومتریک را ثبت می‌کند و اجازه می‌دهد امضاها به صورت دیجیتالی ضبط و در برنامه‌های تجاری پشتیبانی شده ادغام شوند.
مدل متصل به USB یک راه‌حل عملی برای اتصال دستگاه‌های ثبت امضا به ایستگاه‌های کاری و سیستم‌های عملیاتی موجود ارائه داد. طراحی جمع و جور آن همچنین آن را برای محیط‌هایی که فضای میز و سهولت استفاده از اهمیت بالایی برخوردار بودند، مناسب می‌ساخت.
با اکوسیستم نرم‌افزاری امضای Topaz، این راه‌حل از ثبت و مدیریت امضاهای الکترونیکی در فرآیندهای مستندات دیجیتال شرکت پشتیبانی کرد.
چگونه کار کرد
Topaz SigLite 1×5 در جریان کار ثبت امضای شرکت ادغام شد.
زمانی که یک سند نیاز به تأیید مشتری یا گیرنده داشت، کاربر می‌توانست مستقیماً بر روی صفحه لمسی Topaz امضا کند. امضا به صورت الکترونیکی ثبت و به سیستم کامپیوتری متصل منتقل شد و به کاهش وابستگی به اسناد دست‌نویس و اسکن دستی کمک کرد.
این راه‌حل به شرکت لجستیک اجازه داد تا:
- امضای الکترونیکی را در نقاط عملیاتی مشخص ثبت کنید
- وابستگی به جمع‌آوری امضاهای کاغذی را کاهش دهید
- فرآیند پیوست کردن امضاها به اسناد دیجیتال را ساده کنید
- ثبات ثبت امضا در جریان‌های کاری را بهبود بخشید
- از ثبت داده‌های امضای بیومتریک برای احراز هویت و تأیید پشتیبانی کنید
- از یک دستگاه جمع و جور و مقرون به صرفه برای تراکنش‌های روزمره امضا استفاده کنید
نتیجه
پیاده‌سازی Topaz SigLite 1×5 به شرکت لجستیک کمک کرد تا به سمت یک فرآیند امضای دیجیتال ساده‌تر حرکت کند.
با جایگزینی مدیریت دستی امضا با ثبت الکترونیکی، شرکت توانست جریان‌های کاری اسناد را ساده کند و تلاش‌های اداری مرتبط با مدیریت کاغذ فیزیکی را کاهش دهد. کارکنان می‌توانستند امضاها را مستقیماً در فرآیند دیجیتال ثبت کنند و تجربه‌ای روان‌تر برای کارکنان و مشتریان ایجاد کنند.
این راه‌حل همچنین به شرکت تعادل عملی بین عملکرد و هزینه ارائه داد و آن را برای سازمان‌هایی که به ثبت امضای الکترونیکی در فرآیندهای تجاری روزمره و با حجم بالا نیاز دارند، مناسب کرد.
نتایج کلیدی
مستندسازی کارآمدتر
ثبت امضای الکترونیکی به کاهش نیاز به مدیریت دستی، اسکن و سازماندهی اسناد کاغذی امضا شده کمک کرد.
جمع‌آوری امضا ساده‌تر
کارکنان می‌توانستند امضاهای مشتری و دریافت‌کننده را مستقیماً با استفاده از یک پد امضای الکترونیکی اختصاصی ثبت کنند.
جریان‌های کاری دیجیتال بهبود یافته
امضاها می‌توانستند در فرآیندهای مستندات دیجیتال پشتیبانی شده گنجانده شوند و به کاهش مراحل دستی کمک کنند.
پیاده‌سازی مقرون به صرفه
SigLite 1×5 قابلیت‌های اساسی ثبت امضای الکترونیکی را بدون هزینه و پیچیدگی اضافی دستگاه‌های امضای مبتنی بر نمایشگر پیشرفته ارائه داد.
ثبت داده‌های بیومتریک قابل اعتماد
این دستگاه از ثبت داده‌های امضای بیومتریک با کیفیت بالا پشتیبانی می‌کند و پایه‌ای برای بررسی و احراز هویت امضا با استفاده از نرم‌افزارهای سازگار Topaz فراهم می‌آورد.
چرا Topaz SigLite 1×5؟
برای سازمان‌هایی که حجم بالایی از تراکنش‌های روزمره را مدیریت می‌کنند، دستگاه ثبت امضا باید عملی، قابل اعتماد و مقرون به صرفه باشد.
Topaz SigLite 1×5 رویکردی ساده برای ثبت امضای الکترونیکی با یک پد لمسی حساس به فشار، فرم فاکتور جمع و جور و اتصال USB ارائه می‌دهد. این مدل برای ثبت داده‌های امضای بیومتریک با کیفیت بالا طراحی شده است و از ادغام با نرم‌افزارها و برنامه‌های سازگار Topaz پشتیبانی می‌کند.
برای این شرکت لجستیک، راه‌حلی ارائه شد که روشی عملی برای حمایت از انتقال آن به سمت فرآیندهای مستندات دیجیتالی و کارآمدتر بود.
نتیجه‌گیری
برای سازمان‌های لجستیکی، مدیریت کارآمد مستندات بخش مهمی از حفظ عملیات روزمره روان است. با معرفی Topaz SigLite 1×5 به جریان کار امضای الکترونیکی خود، این شرکت لجستیکی بزرگ توانست جمع‌آوری امضا را ساده کرده و رویکردی دیجیتال‌تر برای مدیریت مستندات مرتبط با تراکنش‌ها را حمایت کند.
این راه‌حل نشان می‌دهد که چگونه یک پد امضای الکترونیکی جمع و جور و مقرون به صرفه می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا وابستگی به کاغذ را کاهش دهند، فرآیندهای روزمره را بهینه کنند و کارایی کلی جریان‌های کاری مستندات را بهبود بخشند.